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14.09.2015

Tablet PCs und Handheld PCs für Facility Management

Modernes Facility Management wird heutzutage nicht mehr mit Papier und Bleistift erledigt sondern softwaregestützt mit Tablet PCs. Dabei kommen Tablet PCs verschiedener Größe und auch Härtegrade zum Einsatz. Je nachdem wie komplex die Aufgaben sind und wo der Einsatzort ist – Indoor oder Outdoor bei Wind und Wetter.

Kleiner Tablet PC oder großer Tablet PC?

Die Größe und Leistungsfähigkeit des Tablet PCs hängt von folgenden Parametern ab: Komplexität der Aufgabe, Anforderungen an die Mobilität, Arbeitsumfeld und Umweltbedingungen, IT Infrastruktur und Applikationssoftware. Einfache Vorgänge wie Zählerstände erfassen kann mit recht mobilen und einfachen Tablet PCs erledigt werden. Die einfachste Bearbeitung umfasst – Zählernummer über die On-Screen Tastatur eingeben, Zählerstand eintippen und speichern. Dieser einfache Vorgang kann aber auch komplexer gestaltet werden. Der Zähler trägt in einem Barcode die Zählernummer und somit wird dann die Zählernummer mittels eine Barcode Scanners eingelesen, der Zählerstand wird eingetippt, der Zählerstand wird als Beweis fotografiert und gespeichert. Anschließend werden die erfassten Daten sofort per Datenfernübertragung drahtlos in die Firmenzentrale übertragen. Nun muss der Tablet PC schon etwas mehr können. Zur Erledigung wird ein eingebauter Barcode Scanner benötigt, eine gute Kamera und ein WWAN Modem. Richtig komplex wird das Ganze, wenn der Kunde noch per Unterschrift die Richtigkeit des Zählerstandes quittieren soll. Hierzu wird dann ein Tablet PC mit Digitizer Stiftbedienung benötigt mit zusätzlicher Prüfsoftware oder ein externes Unterschriften-Pad.

Schon das Beispiel der Zählerablesung zeigt deutlich, wie ein einfacher Vorgang schnell komplex werden kann. Noch komplizierter ist im Zählerwesen der Zählerwechsel, denn hier kommt zu den Vorgängen vom Zählerablesen des alten Zählers noch die Dokumentation des neuen Zählers hinzu. Hier muss die Nummer des neuen Zählers erfasst werden und auch der Zählerstand des neuen Zählers. Selten steht dieser auf null. Software und Hardware müssen hierbei so abgestimmt sein, dass Fehler in den Arbeitsabläufen ausgeschlossen werden. Im Zählerwesen kommen meist kleiner Tablet PCs oder auch Handheld PCs oder Smartphones zum Einsatz.

Moderne Gebäude beherbergen aber nicht nur Zähler für Verbräuche sondern auch viel Technik wie Versorgungsrohre und -leitungen, Entwässerungsrohre, Sensorik, Steuerungs- und Regelungstechnik. Einige Ausfälle werden von eingebauten Überwachungssystemen automatisch an eine Zentrale gemeldet, andere werden durch Begehung manuell erfasst. Durchgebrannte Glühbirnen in der Tiefgarage oder im Keller, werden in einer Begehung erfasst. Bei großen Gebäuden nehmen detaillierte Baupläne dabei sehr komplexe Formen an und es ist von Vorteil, wenn man hierbei dann leistungsfähige Tablet PCs mit großen Displayformaten in hoher Auflösung einsetzt. Ist der Tablet PC zu klein, müssen Details mühsam hereingezoomt werden und dann wieder herausgezoomt werden, um den übersichtsplan anzuschauen. Dabei kommt selten Freude bei der Arbeit auf.  Grundsätzlich gilt in der IT je komplexer die Aufgabe umso leistungshungriger ist die Software. Ist der Tablet PC dann zu schmalbrüstig wird die Arbeit zur Geduldsprobe, weil es ewig dauert bis ein Fenster am Bildschirm aufgeht, zoomen sehr lange dauert oder auch das Bild ruckelt, wenn man es auf dem Bildschirm verschieben will.

Daher ist es immens wichtig, dass Hardware und Software optimal aufeinander abgestimmt werden. Nur wenn beides miteinander harmoniert ist der Anwender zufrieden.

 

Tablet PCs auch fürs Grobe

Ein wesentlicher Punkt bei der Auswahl des richtigen Tablet PCs ist der Einsatzort und damit die Umweltbedingungen. Im Gebäudeinneren geht es meistens noch recht gemütlich zu. Keine extreme Kälte oder Wärme, kein Regen, kein Schnee und die Sonne scheint auch nicht direkt auf den Tablet PC. Finden die Einsätze aber Draußen bei Wind und Wetter statt sieht die Welt schon anders aus. Hier muss man sich Gedanken wegen Regen und Staub machen, extremer Kälte und Hitze sowie auch Sonneneinstrahlung machen. In der Industrie haben sich hierbei drei Härtegrade als Standards etabliert. Der Einstieg für Anwendungen Indoor wird mit Tablet PCs der Kategorie semi-ruggedized erledigt. Diese Geräte weisen gute mechanische Eigenschaften gegen Herunterfallen aus. In der Regeln sind diese Vertreter aber nicht wasserdicht, temperaturbeständig und in der Sonne kann man das Display nicht ablesen. Will man ins Freie gehen muss man in die Kategorie full-ruggedized greifen. Diese Tablet PCs sind für Draußen gemacht und sind mindestens spritzwasserdicht, staubdicht, weisen einen erweiterten Arbeitstemperaturbereich auf bis teilweise -20°C und +50°C. Das Display ist dabei meistens tageslichtlesbar oder sogar sonnenlichtlesbar. Für noch höhere Anforderungen gibt es die Kategorie ultra-ruggedized. Hier erfüllen die Tablet PCs noch höhere Anforderungen wie beispielsweise ein Explosionsschutz, eine Militärnorm, Einhaltung einer Abstrahlungsnorm oder auch erhöhte Schutzklasse wie, eintauchen in Flüssigkeiten. Bei der Auswahl der Tablet PCs sollte man dabei genau überlegen was benötigt wird. Wir haben also die Leistungsfähigkeit der Hardware zu berücksichtigen und auch die Umweltbedingungen. Es wird langsam komplex.

Wie wird gearbeitet?

Weiteren Einfluss auf die Auswahl des richtigen Tablet PCs spielt auch die Frage – wie wird gearbeitet? Wird der Tablet PC den ganzen Tag herumgetragen, lohnt es sich über eine körperschonende Tragelösung nachzudenken. Ebenso sollte man überlegen, ob der Akku mit einer Füllung über den Tag durchhält. Wenn nicht, sollte er wechselbar sein und ein externes Akkuladegerät sollte vorhanden sein. Kann man in Pausen im Auto nachladen? Wird der Tablet auch für normale Büroarbeiten verwendet, empfiehlt sich eine Desktop Dockingstation mit USB Anschlüssen, LAN Port und VGA oder HDMI Anschluss für einen externen, großen Bildschirm.

Darüber hinaus ist zu überlegen, ob die Geräte personalisiert sind, also jeder Mitarbeiter sein eigenes Gerät hat oder ob die Tablet PCs im Pool eingesetzt werden, also jeder Mitarbeit sich gerade das Gerät greift, das im Regal liegt. Wie werden Software-Updates gemanagt? Welche Rechte erhält der User? Sehr viele Fragen mit Antworten, die nur ein Experte aus dem Feld beantworten kann.

Betriebssysteme für Tablet PCs

Grundsätzlich kommen im Facility Management drei Betriebssysteme zum Einsatz. Marktführend ist immer noch Windows von Microsoft. Dazu kommen gerade für Apps iOS von Apple und Android von Google. Letztgenannte zwei Betriebssysteme kommen dann gerne zum Einsatz, wenn es um einfache Vorgänge geht, die mit Apps abgearbeitet werden können. Apple Geräte haben eine große Akzeptanz bei den Anwendern, weil  die Geräte einen gewissen Lifestyle Faktor mitbringen. Im Feld kann die fehlende Robustheit jedoch zu Problemen führen. Die Apple Produkte bieten keinen Schutz gegen Herunterfallen die Displays sind nicht sonnenlichtlesbar und bei extrem hohen und tiefen Temperaturen steigt schon mal der Touchscreen aus oder das gesamte Gerät funktioniert nicht mehr. Die iPads eignen sich damit nur für Indoor-Anwendungen oder in Fahrzeugen, bedingt auch im Freien, wenn es nicht so kalt oder heiß ist, nicht regnet und die Sonne nicht so intensiv scheint. Wesentlich breiter ist das Angebot bei Handheld PCs und Tablets mit Android. Die Geräte sind recht beliebt, weil das Betriebssystem Android nur geringe Anforderungen an die Hardware stellt. Das führt zu recht günstigen Preisen. Bei der Hardware gibt es inzwischen auch eine gute Auswahl an ruggedized Tablet PCs. Nachteile bei Android liegen in dem ständigen Wechsel der Versionen, was

auch oftmals mit ein Update der verwendeten Apps nach sich zieht. Android ist quasi ein Open Source Betriebssystem und es wird hier auch viel gebastelt bzw. Hersteller stricken ihr eigenen Android. Experten, die sich wirklich gut mit Android auskennen sind sehr rar. Grundsätzlich sollten sich Anwender, die iOS oder Android einsetzen wollen darüber im Klaren sein, dass sie innerhalb kurzer Zeit einen recht heterogenen Gerätepark mit unterschiedlichen Betriebssystem Versionen haben werden. Für Projekte mit einmaliger Beschaffung mag das noch akzeptabel sein. Projekte, bei denen über Jahre hinweg immer wieder Geräte gekauft werden müssen, schaffen Problem im Support und in der Administration von Applikationssoftware.

Diese vorgenannten Probleme haben User von Windows nicht. Die Windows Versionen sind jahrelang in derselben Version verfügbar. Windows XP war beispielsweise über 10 Jahre verfügbar. Erst 2014 wurde hier der Support eingestellt. Zwischenzeitlich hatte sich Microsoft mit den Betriebssystemen ziemlich verzettelt. Hier konkurrierten die Versionen CE und Mobile bis jetzt zum Schluss nichts mehr übrig ist. Mit dem neuen Windows 10 scheint Microsoft ein großer Wurf zu gelingen. Das Betriebssystem wird allenthalben sehr gelobt. Die Bedienung ist intuitiv und optimal auf mobile Geräte abgestimmt. Nach Aussage von Microsoft ist die Migration von jedem Gerät, das Windows 7 und Windows 8.x verwendet problemlos möglich. Sogar die Rück-Migration von Windows 10 auf die alten Betriebssysteme ist innerhalb von sechs Monaten problemlos möglich. Experten raten für Rechner, die im Beruf eingesetzt werden bis zum Service Pack 1 zu warten. Dann dürften einige Kinderkrankheiten auskuriert sein. Windows stellt die breiteste Plattform für den Profieinsatz dar. Das Betriebssystem ist administrierbar, es gibt Handbücher dazu, ist klar strukturiert, es gibt viele Experten für Windows, z.B. den MSCE und es gibt zahlreiche Sicherungsmechanismen gegen Hackerangriffe von außen und Möglichkeiten zum Virenschutz. Kehrseite der Medaille ist, dass das Betriebssystem käuflich erworben werden muss und Windows stellt erhöhte Anforderungen an die Ausstattung der Hardware. Dennoch gibt es keinen Software und Hardwarehersteller, der an Windows vorbeikommt.

Was das Datenblatt nicht verrät

In der Umsetzung von EDV Projekten wird der Teil Hardware oftmals zu nachlässig behandelt. Während viel Zeit und Geld bei der Auswahl von Software ausgegeben wird, kommt die Hardware oftmals zu kurz. Erst ganz am Schluss werden Gedanken zu Hardware angestellt. Dabei steht und fällt der Erfolg des Projektes aus dem perfekten Zusammenspiel von Hardware und Software. Was nützt die tollste Software, wenn die Hardware versagt oder Mängel in der Bedienung aufweist. Checklisten, Tabellen, Pläne, Übersichten und Landkarten sind nicht erkennbar, weil das Display nicht sonnenlichtlesbar ist. Daten gehen verloren, weil das Gerät herunterfällt und dann defekt ist. Das Gerät kann nicht eingesetzt werden, weil es gerade regnet. Der Touchscreen funktioniert nicht, weil es dem Gerät zu kalt oder zu warm ist. Ergebnis ist dann oft, dass das Gerät im Büro oder Fahrzeug bleibt und die Software wird nicht eingesetzt. Viel Geld wurde ausgegeben, viel Arbeit investiert, Schulungen abgehalten und zum Schluss funktioniert nichts. Oft durch mangelhafte Hardware. Die Empfehlung lautet hier, gleich am Projektbeginn die Hardware mit einbeziehen. Idealerweise bringt der Softwareanbieter gleich einen Hardwarepartner mit oder Sie suchen sich möglichst früh einen Hardwareanbieter, der über einschlägige Erfahrungen im rugged mobile Markt hat. Es sollte unbedingt ein Spezialist ausgesucht werden, weil Industrie und Outdoor Tablet PCs sehr komplex sind. Viele Unternehmen machen den Fehler und schalten hier den Partner ein von dem sie normale Notebooks, Büro PCs, Drucker und Netzkomponenten kaufen. Diese Firmen kennen sich gut in ihrem Stammgeschäft aus, aber sie sind bei speziellen Geräte genau solche Laien wie ihre Auftraggeber.

Grundsätzlich gilt – Hardware ist ehrlich, im Datenblatt steht was drin ist! Das ist im Prinzip richtig aber wichtige Punkte stehen nicht im Datenblatt. Spezielle Outdoor Tablet PCs werden in geringen Stückzahlen von meist kleinen unbekannten Firmen produziert. Gerade in der letzten Zeit sind neue Anbieter wie Pilze aus dem Boden geschossen. Nicht alle werden überleben. Die meisten davon nehmen den derzeitigen Hype um die Tablet PCs einfach mal mit und wenn der Boom durch ist, produzieren die etwas anderes. Schlecht sieht es dann mit Reparatur und Support aus, wenn man auf solch einen Hersteller gesetzt hat. Datenblättern kann man nicht ansehen wie groß der Hersteller der Hardware ist, wie lange er schon solche Hardware herstellt, wie lange er das noch tun wird, wie es mit dem Support aussieht, wenn mal was nicht läuft oder defekt ist. Auch eine Infrastruktur für Reparaturen sieht man auf Datenblättern nicht. Aber auch der Griff ins Regal bei Global Playern kann ein Griff ins Leere werden. Von Zeit zu Zeit suchen sich die Massenhersteller neue Märkte für ihre Produkte. Gerade dann, wenn es im Consumer und Office Markt nicht mehr so gut läuft, wird in den Industrie und Militärmarkt geschaut. Derzeit ist wieder so eine Phase. DELL, SAMSUNG und Konsorten haben Produkte für den Industriemarkt aus Standardprodukten modifiziert. Dass es sich hier um modifizierte Büroprodukte handelt, zeigt oftmals ein Blick auf die Ausstattung mit Schnittstellen und lückenhafte Angaben zu Umweltdaten. Dazu kommt noch, dass der Mobilemarkt für Industrie Tablets sehr anspruchsvoll ist. Es wird kaum was gekauft, das vorher nicht in der Hand gehalten und getestet wurde. Dazu kommen dann noch geringe Stückzahlen. Mit schöner Regelmäßigkeit ziehen sich die Massenhersteller wieder zurück und zurückbleiben enttäuschte Kunden, die dann die einmal gekaufte Hardware nicht mehr nachkaufen können und auch im Support und Service schaut es aufgrund der geringen Stückzahlen meistens mau aus. Es lohnt sich für die großen Hersteller einfach nicht.

Fazit

Für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten im Bereich Facility Management empfiehlt es sich nicht nur auf die Software zu schauen, sondern auch auf die Hardware. Am besten schon gleich zu Beginn. Idealerweise hat der Softwareanbieter schon einen Hardwarepartner. Nur wenn Software und Hardware optimal auf einander abgestimmt sind, kommen perfekte Ergebnisse zustande. Schauen Sie auf Referenzen sowohl beim Software wie auch Hardwareanbieter. Wer hier seriös arbeitet und Kompetenz hat, hat sicherlich viele zufriedene Kunden und wird diese mit Freude als Referenz preisgeben. In manchen Fällen gibt es auch die Möglichkeit bereits umgesetzte Projekte bei Referenzkunden Life anzuschauen. Es empfiehlt sich in jedem Fall ein professionelles Projektmanagement zur Einführung und Umsetzung aufzusetzen. Ein Projektteam besteht aus einem Projektleiter, der das Projekt leitet und koordiniert. Aus Projektmitarbeitern, teilweise interne und externe Berater sowie einem Projektablaufplan mit regelmäßigen Meetings und Meilensteinen. Dabei sollte zumindest der Projektleiter ausschließlich in dem Projekt arbeiten. Projekte, die als „Hobby“ neben der normalen Arbeit betreut werden, gehen in der Regel in die Hose.